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La tecnología cada vez juega un rol más importante en la gestión de personal, dado el aumento del número de personas trabajando remotamente, y las tasas de desplazamiento de trabajadores creciendo globalmente en los últimos años.
Una encuesta realizada por TINYpulse, titulada “Lo que necesitan saber los líderes acerca del teletrabajo”, reveló que el 37% de los trabajadores encuestados se benefician de alguna forma de teletrabajo, en comparación con el 8% que había en el año 1995. El teletrabajo conlleva un gran número de beneficios, tanto para empleados como para empresas. Por ejemplo, el 91% ciento de los encuestados sentían que eran más productivos trabajando desde casa, mientras que, para las empresas, menos personal implica menos costes de estructura y una reducción de la huella de carbono. Sin embargo, para que este esquema tenga éxito, la comunicación fluida es fundamental. En la encuesta, el 52% de los empleados dijeron que mantenían el contacto con su superior directo “una vez al día” o “varias veces al día”, mientras que el 34% indicaron niveles de contacto de únicamente una vez a la semana. Lo que es más preocupante, el 10% de los empleados decían que hablaban con su superior una vez al mes, y el 3% dijeron que “nunca” contactaron.
Si tienes una empresa, instalar un sistema para que tus equipos informáticos estén siempre conectados es relativamente simple. Sin embargo, es importante elegir correctamente las herramientas para que la conectividad sea segura entre los distintos ordenadores (cables Cat 6E LAN o similares son ideales para este propósito, siendo utilizados en numerosas soluciones comerciales para interconectar, controlar y regular múltiples equipos). Sin embargo, si no cuentas un espacio centralizado de trabajo o dependes de personal con movilidad entre sedes y/o autónomo, mantenerse conectado puede ser más difícil.
A continuación, presentamos algunas medidas que las empresas pueden adoptar para facilitar el contacto entre empleados:
Utilizar tecnología para monitorizar y gestionar actividad
Herramientas web como Active Collab y Asana permiten a los usuarios fichar y gestionar tareas, facilitando la colaboración y compartir ficheros. Herramientas de seguimiento como TimeCamp pueden contabilizar automáticamente el tiempo invertido y la productividad basándose en la utilización de la web y app, mientras que la app WhenIWork es un sistema muy completo para gestionar tiempos, junto con cuadrantes y nóminas.
Implantar herramientas de mensajería
Las herramientas de mensajería como Skype reducen la cantidad de emails que se intercambian en una organización, y funcionalidades como las conversaciones en grupo permiten que todo el mundo esté informado en tiempo real. Asegurarse de que todo el mundo está conectado puede implicar que las preguntas se contesten en cuestión de minutos, en lugar de tener que esperar a que se conteste un email o se devuelva la llamada.
Mantener reuniones cara a cara
Usar FaceTime, Google Hangouts o Skype para realizar videoconferencias puede aumentar la moral y mejorar la comunicación, y por eso muchas empresas con un alto número de empleados utilizan las video llamadas varias veces por semana. Además de estas herramientas, programas como GoToMeeting se han diseñado específicamente para facilitar que los empleados puedan asistir a las reuniones de forma virtual, permitiendo hacer presentaciones de forma profesional y “asistir” desde cualquier lugar.
Implantar tecnología en cloud
Con estas tecnologías, las empresas con personal en diferentes localizaciones pueden incrementar el nivel de comunicación de sus empleados. Se puede conseguir usando tecnología ya existente, o desarrollando sistemas propios a medida, dependerá del tamaño de la organización.
